Judul : Cara Membuat Rencana Kas Mingguan
link : Cara Membuat Rencana Kas Mingguan
Cara Membuat Rencana Kas Mingguan
Apakah mudah ataukah susah membuat rencana kas mingguan (weekly cash planning)? Bisa dibilang mudah kalau tahu caranya dan sulit jika sebaliknya. Pada dasarnya adalah, “lebih mudah mengucapkan ketimbang melakukannya”. Dan… kedengarannya seperti hal yang sangat sepele, tetapi fakta nya jarang ada rencana kas yang sungguh-sungguh bisa dihandalkan. Namun ada caranya kok, nah itu yang ingin dibahas melalui tulisan ini.
Yang jelas, jika prakiraan kas (cash forecast) menggunakan perkiraan-perkiraan yang jauh ke depan, maka rencana kas (cash planning) adalah tindak lanjutnya, bersifat jangka pendek, dengan menggunakan data yang jauh lebih nyata. Tentunya dengan harapan hasilnya juga lebih akurat. Oleh sebab itu, membuat rencana kas mingguan (weekly cash planning), sangat penting dan urgent sifatnya.
Mengoperasikan perusahaan tanpa “Rencana Kas” yang jelas, mirip seperti berkendaraan dengan “Fuel Meter” rusak—tidak bisa melihat apakah bensin nya cukup hingga ke tempat tujuan atau tidak. Was-was sepanjang hari, minggu, bahkan bulan. Bedanya cuma di risiko: kalau kendaraan mogok palingan didorong, nah kalau perusahaan mogok?
Vendor teriak-teriak, pegawai jadi malas bekerja karena gaji ditunda—lebih parahnya mungkin demo, atau terpaksa mengorbankan kepentingan yang lebih strategis hanya untuk memastikan bisa bayar vendor dan gaji pegawai—yang sesungguhnya tidak perlu terjadi jika ada rencana kas yang pasti.
Begitulah saya memandang betapa pentingnya membuat perencanaan kas mingguan. Hanya saja, urusan membuat rencana kas kesannya sepele—cemen, pekerjaan pemula, dan sejenisnya. Sungguh cara pandang yang keliru.
Bagaimanapun juga, bagi pegawai di bagian akuntansi dan keuangan, bisa membuat rencana kas mingguan (weekly cash planning) adalah sangat bagus. Katakanlah anda di bagian AP atau AR atau pajak—yang tidak bertanggungjawab langsung terhadap ketersediaan kas, tetap saja keterampilan ini bisa menjadi nilai tambah—bisa dijual :)
Oke. Jika perusahaanya berskala korporasi, mungkin tugas ini ditangani oleh bagian Treasury. Tapi untuk memasuki jenjang karir berlevel manajemen, wajib tahu caranya membuat perencanaan kas. Terlebih-lebih jika anda bekerja di perusahaan berskala menengah atau kecil, besar kemungkinannya urusan ini jatuh ke tangan anda.
Bisa jadi perusahaan merasa tidak perlu membuat rencana kas, karena terlalu percaya diri atau yang paling parah dan paling banyak terjadi adalah: karena perusahaan merasa sia-sia membuat rencana kas. Rencana tinggal rencana. Sudah membuat rencana kas—bukan mingguan lagi, malah harian, tetapi giliran kas habis tetap saja kerepotan. Pertanyaannya: mengapa demikian? Yuk pindah ke paragraph berikutnya…
Mengapa Rencana Kas Sering Gagal dan Sia Sia
Ada 6 kemungkinan penyebab mengapa rencana kas (cash planning) menjadi tidak ampuh, lebih parahnya lagi mungkin tak membantu samasekali, alias sia-sia:
1. Strukturnya Tidak Logis dan Sulit Dipahami – Membaca rencana kas yang strukturnya tidak jelas, bukan saja sulit untuk melakukan eksekusi, tetapi juga bikin pusing. Dengan struktur yang paling kacau, eghhh… rasanya lebih baik tidak ada rencana samasekali. Inilah yang paling banyak terjadi di perusahaan kecil. Sehingga pengusaha malas untuk meminta rencana kas. Bukannya memperlancar tapi bikin pusing.
2. Tingkat Akurasinya Rendah – Ya namanya meteran tidak akurat, apa bedanya dengan meteran rusak? Pasti gagal. Betul, namanya rencana tidak mungkin bisa akurat 100%, tetapi bukan berarti boleh di bawah 90%.
3. Tidak Lengkap – Daya tampung tanki bensin 40 liter, tetapi fuel meternya hanya sampai 20 liter. Ada 25 macam aktivitas, tetapi yang muncul di rencana kas hanya 15 items. Hal ini biasanya terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap opersional perusahaan.
4. Kurang Rinci – Kekurang rincian biasanya mengakibatkan eksekusi yang ngawur dan tidak konsisten—ujung-ujungnya petensi penyimpangan dari rencana menjadi tinggi.
5. Rentang Waktunya Terlalu Pendek atau Panjang – Tujuan utama rencana adalah untuk antisipasi lebih awal, sehingga rentang waktu yang pendek (harian misalnya) jelas tidak sesuai dengan tujuan tersebut—tak ada bedanya dengan tanpa rencana. Sebaliknya, rentang waktu yang terlalu panjang, biasanya membuat rencana menjadi di awang-awang, potensi bias dalam prediksi menjadi tinggi, sehingga akurasinya menjadi turun. Idealnya? Mingguan dengan rentang waktu satu bulan (4 minggu).
6. Tidak Mampu Mengantisipasi Perubahan - Ini yang paling sering terjadi. Celakanya, faktor yang satu ini, jika tidak dikelola dengan sangat baik, bisa menggugurkan akurasi, kelengkapan, dan rentang waktu, mirip seperti tsunami mendadak, menerjang dan menyapu apa saja yang ada di depannya. Tapi jangan khawatir, nanti saya bagi tips dan trick-nya.
Dari keenam kemungkinan tersebut, jelas terlihat bahwa tantangan utamanya di sini adalah: bagaimana membuat rencana kas yang tingkat akurasinya tinggi, lengkap (tidak ada aktivitas yang tertinggal), rinci sehingga bisa dieksekusi secara konsisten dengan tingkat penyimpangan yang rendah tentunya, sekaligus mampu mengantisipasi perubahan.
Langkah Langkah Dasar Membuat Rencana Kas Yang Berstruktur
Berstruktur jelas di sini artinya: Logis sehingga mudah dipahami. Saya akan mencoba untuk memberikan panduan membuat rencana kas mingguan, tentunya tidak akan bisa rinci karena masing-masing jenis, skala, terutama sekali macam itemnya, adalah berbeda antara satu perusahaan dengan yang lainnya. Tetapi saya akan berikan setidaknya yang jamak dijumpai di setiap perusahaan (apapun skala dan jenisnya). PLUS tips dan trick agar jika terjadi penyimpangan, tetap tidak akan menimbulkan masalah yang besar.
Berikut adalah langkah-langkah dasar yang perlu dilakukan untuk membuat rencana kas yang terstruktur secara logis:
Langkah-1. Buat Rencana Kas Masuk
Untuk membuat rencana kas masuk harus tahu sumber-sumbernya secara pasti tanpa ada yang ketinggalan. Jika untuk membuat cash forecast yang digunakan adalah proyeksi penjualan, dalam membuat cash planning yang dibutuhkan adalah data penjualan—penjualan yang tingkat ketertagihannya bisa dipastikan.
Bagaimana menentukan tingkat kepastian ketertagihan penjualan? Buat dua kelompok rencana kas masuk berdasarkan sumbernya:
a. Sumber Pasti – Beri nama “RENCANA PENAGIHAN PIUTANG”, ambil dari data “Piutang” (Accounts Receivable)—barang/jasa yang sudah diserahkan (sudah ada invoice-nya) tetapi belum jatuh tempo. Kelompokan piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo per minggu, per nama pelanggan (customer), untuk rentang satu bulan (empat minggu). Konkretnya (jika pakai Excel): ke samping buat header “Minggu ke-1”, “Minggu ke-2, ke-3 hingga ke-4. Sedangkan kebawahnya buat breakdown per customer. Diujung bawah buat “Total Rencana Penagihan Piutang” beserta nilai rupiahnya. Jika data piutang ada di system, biasanya bisa langsung di-sort berdasarkan tanggal jatuh tempo, lalu per customer. Jika manual, ya harus di sort di Excel sehingga data piutang yang jatuh temponya dalam rentang satu minggu menjadi terkumpul.
b. Sumber Nyaris Pasti – Beri nama “RENCANA PENJUALAN”, ambil dari data “Penjualan”—pesanan/permintaan yang ada kontrak/PO-nya, barang/jasa belum diserahkan atau masih dalam proses, tetapi tanggal penyerahannya (delivery time) sudah pasti. Data ini sifatnya hanya sebagai cadangan—untuk jaga-jaga jika piutang tidak cukup untuk menutup rencana pengeluaran kas. Supaya bisa masuk ke dalam rencana kas, formatnya harus sama dengan piutang. Jika pakai software biasanya tanggal jath tempo otomatis bisa terlihat, tetapi jika manual mau tidak harus cari tanggal jatuh temponya dahulu. Caranya: tanggal penyerahan + termin kredit (jika penjualan kredit). Jika takut data penjualan terganggu, pindahkan dahulu ke spreadsheet yang berbeda. Proses selanjutnya sama dengan proses di data piutang.
Oke. Rancana kas masuk sudah selesai. Yang paling penting, pastikan tidak ada yang ketinggalan. Lanjut ke langkah berikutnya…
Langkah-2. Buat Rencana Kas Keluar
Polanya tidak jauh berbeda dengan kas masuk. Tetapi tangannyanya jauh lebih tinggi, karena masalahnya juga lebih kompleks. Darimana sumber datanya? Ada 2 macam sumber:
a. Sumber Pasti – Beri nama “RENCANA PEMBAYARAN UTANG”, ambil dari data “Utang” (Accounts Payable)—barang yang sudah diterima (sudah ada tagihan) tetapi belum jatuh tempo. Kelompokan utang berdasarkan tanggal jatuh tempo per minggu, per nama vendor (supplier), untuk rentang satu bulan (empat minggu). Header kesamping (horizontal) sama seperti “Rencana Kas Masuk”. Tetapi ke bawahnya (vertical), di breakdown per nama vendor (supplier). Diujung bawah buat “Total Rencana Pembayaran Utang” beserta nilai rupiahnya. Jika pakai software lakukan di software, jika manual lakukan di excel.
b. Sumber Nyaris Pasti – Beri nama “RENCANA PEMBELIAN”, ambil dari data Purchase Order (PO)—barang dipesan/diminta yang sudah ada kontrak/PO-nya, barang/jasa belum diterima, tetapi tanggal penerimaan (delivery time) sudah pasti. Perlu saya tekankan bahwa data ini harus masuk—BUKAN sebagai data cadangan (ingat conservatism principle: “pendapatan yang belum pasti tidak boleh diakui tetapi pengeluaran yang belum pasti harus diakui”). Tentukan tanggal jatuh temponya dengan cara menambahkan tanggal penerimaan (delivery time) dengan termin kredit. Proses selanjutnya sama dengan sumbe pasti (utang).
Apakah sudah selesai? Untuk dasarnya iya. Setidaknya, strukturnya sudah jelas dan sangat logis, nyaris setiap kas keluar bisa dilawankan dengan kas masuk, sehingga kemungkinan untuk meleset sudah lumayan rendah. Tetapi untuk menjadi rencana kas yang mendekati sempurna, masih ada banyak hal yang harus dilakukan. Tentunya dengan tingkat kompleksitas yang lebih tinggi. Biasanya, jarang ada yang bisa sampai menyentuh ke bagian ini. Di JAK, saya akan share semaksimal mungkin.
Tantangan Kompleksitas Rencana Kas Keluar
Seperti sudah saya sampaikan tadi, di wilayah rencana kas keluar tantangannya lebih kompleks. Kompleksitas lebih tinggi terutama karena satu hal, yaitu: PENGELUARAN MENDADAK! Bermodal keterampilan mengatakan “TIDAK!” saja, samasekali tidak cukup. Ada banyak jenis pengeluaran, di situasi tertentu menjadi tidak bisa ditunda—apalagi ditolak.
Sebelumnya, saya ingin menyampaikan permakluman: dibagian ini saya akan banyak berceramah, tujuannya bukan untuk buang waktu, tetapi untuk memperoleh pemahaman yang sungguh-sungguh menyentuh esensi permasalahan. Sehingga mempermudah langkah selanjutnya. Terimakasih jika bisa dimaklumi.
Potensi ketidakpastian pengeluaran (sehingga menjadi mendadak) sangat dipengaruhi oleh perencanan strategis bisnis yang diwujudkan dalam bentuk rencana jangka panjang (cash forecast)—yang biasanya dibuat oleh manajemen perusahaan. Semakin rendah akurasinya, kemungkinan pengeluaran mendadak ini semakin tinggi. Semakin tidak jelas rencana strategis perusahaan, semakin tinggi juga kemungkinan pengeluaran mendadak. Musti ada kesadaran dari pihak manajemen untuk membuat forecast yang tingkat kepastiannya terukur.
Masalah utamanya: disamping memang natural dari jenis pengeluaran ini memang memiliki unsure ketidakpastian yang tinggi, juga karena rencana strategis biasanya hanya diketahui oleh level tertentu saja—biasanya executive (controller/treasurer dan para direktur), atau manajer untuk perusahaan berskala menengah kebawah. Apakah ini kesalahan manajemen? Tidak juga. Rencana strategis biasanya sensitive sifatnya—sangat berbahaya jika sampai bocor ke luar (apalagi ke pesaing).
Sehingga, pengeluaran mendadak ini adalah keniscayaan, hampir pasti akan selalu terjadi. Tentu, staff yang membuat rencana kas bisa menjadikan pengeluaran mendadak sebagai alasan atas penyimpangan rencana kas—atau masalah yang timbul. Tetapi, apakah itu sudah merupakan fungsi staff yang ideal? Saya rasa tidak.
Tujuan menejemen merekrut staff adalah untuk membantu kelancaran operasional perusahaan—bukan untuk menyalah-nyalahkan manajemen. Apakah ini bentuk arogansi atau power abuse? Sampai di situasi ini, saya rasa belum. Sudah merupakan konsekwensi logis atas keputusan untuk memasuki sebuah badan yang berstruktur.
Saya pernah berada di level staff, sehingga sangat bisa saya pahami. Tetapi saat itu saya memilih untuk kreatif dibandingkan menyalah-nyalahkan keadaan. Memilih untuk mengerahkan daya-upaya maksimal dibandingkan upaya untuk mengindar. Dan pilihan itu ternyata memang tepat, sehingga saya bisa berpindah level dari waktu-ke-waktu seiring bertambahnya kemampuan dan pengalaman yang berhasil saya akumulasikan.
Bagaimana cara saya mengatasi keadaan yang tidak pasti ini—tepatnya, bagaimana caranya membuat perencanaan kas keluar sehingga ancaman atas ketidakpastian ini menjadi tereliminasi tanpa merusak tatanan rencana kas secara signifikan?
Format kas keluar harus ditweak sedemikian rupa sehingga menjadi fleksibel—bisa menjadi dasar pertimbangan yang kuat untuk menyusun prioritas pembayaran JIKA NANTI SAMPAI ADA PENGELUARAN MENDADAK—yang tidak bisa ditunda apalagi dihindari. Kuncinya?
Pemilahan yang lebih detail—sehingga bisa melakukan trade-off yang aman jika diperlukan.
Koordinasi dan komunikasi; dan
Pengawalan yang ketat
Persisnya, seperti apa atau bagaimana?
Karena keterbatasan ruang, terpaksa saya penggal sampai di sini dahulu. Di tulisan berikutnya saya akan bahas lebih lanjut mengenai contoh konkretnya. Seperti biasa saya akan share insight yang bukan saja applicable—tetapi (mudah-mudahan) juga bersifat advancement. Setidaknya, bukan kesia-siaan.
Demikianlah Artikel Cara Membuat Rencana Kas Mingguan
Sekianlah artikel
Cara Membuat Rencana Kas Mingguan
kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.
Anda sekarang membaca artikel Cara Membuat Rencana Kas Mingguan dengan alamat link https://magisterakutansi.blogspot.com/2018/06/cara-membuat-rencana-kas-mingguan.html
0 Response to " Cara Membuat Rencana Kas Mingguan "
Posting Komentar